- تقديم الطلب وبدء إجراءات التوفيق:
تبدأ إدارة طلب التوفيق عندما يقدم أحد الأطراف طلبًا للتوفيق يشتمل على:
- اسم وصفة كل طرف في النزاع وعناوينهم ومن يمثلهم.
- إشارة إلى العلاقة القانونية التي نشأ عنها النزاع أو الذي له علاقة بها.
- عرضا ملخصا لطبيعة وظروف النزاع الداعي إلى تقديم الطلب.
- تحديد الطلبات المقدمة من المحتكم والمبلغ أو المبالغ المطالب بها.
مرفقا به نسخة من شرط التوفيق من العقد المبرم بين الطرفين، ورسوم التسجيل المقررة لذلك، إلى مركز أم القيوين للتوفيق والتحكيم التجاري.
- إخطار الطرف الآخر:
بعد استلام الطلب واستيفاء متطلبات القبول، يقوم المركز بإرسال الطلب ومرفقاته إلى الطرف الآخر ضده مع تحديد موعدًا نهائيًا للإجابة، بالإضافة إلى سداد الرسوم، إذا لم يكن هناك شرط توفيق أو لم يتم تسمية المركز لحل النزاع في العقد، فقد تبدأ الإجراءات بعد موافقة جميع الأطراف على حل النزاع عن طريق المركز وسداد رسوم التسجيل المقررة لذلك.
- اختيار الموفقين:
يقوم الأطراف باختيار هيئة التوفيق من قائمة الموفقين المعتمدة لدى المركز، في حال لم يحدد الأطراف أو لم يتفقوا على تعيين الهيئة، يحدد المركز موعدًا نهائيًا لكل طرف ليعلن بشكل مستقل تفضيلاته من القائمة، وإلا قامت لجنة التوفيق والتحكيم التجاري بتعيينهم من القائمة المعتمدة لدى المركز بناءً على معايير المؤهلات المعلنة من الأطراف التي يجب أن تتوفر في الموفقين، وتقدم سيرتهم الذاتية إلى الأطراف، ويوجه المركز خطاب الموفق/الموفقين بتكليفه لنظر الطلب.
- الاجتماعات:
تعقد الهيئة اجتماعاتها سواء في مقر المركز أو أي مكان آخر تراه مناسبا وذلك بعد التشاور مع الأطراف.
تقوم الهيئة بتقريب وجهات النظر بين الأطراف، وعند اتفاقهم لصيغة نهائية للحل يثبت ذلك في بمحضر وتصادق عليه الهيئة.
- إصدار القرار:
يجب أن تفرغ الهيئة من أداء مهمتها خلال (40) يوما من تاريخ بدء إجراءات التوفيق ويجوز للجنة تمديد هذه المدة لفترة مماثلة.
- إذا لم تنجح مساعي التوفيق يعتبر النزاع غير قائم أمام المركز، ولا تتأثر حقوق أطراف التوفيق بأي شكل من الأشكال بما عرض أو كتب أثناء سريان إجراءات التوفيق، ويصدر المركز بناء على طلب الأطراف، شهادة توضح أن النزاع قد عرض أمامه، ولكن مساعي التوفيق قد باءت بالفشل دون أن يبدي أي تعليق أو رأي حول الموضوع.